Informare către acționari

ARO-PALACE S.A. denumita in cele ce urmeaza Societatea, in calitate de operator de date cu caracter personal, isi asuma prelucrarea datelor cu caracter personal ale actionarilor in conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016, privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date (Regulamentul General privind Protectia Datelor denumit in continuare GDPR).

Prezenta informare se impune datorita prelucrarii de catre Societate a datelor cu caracter personal ale actionarilor sai, in baza urmatoarelor prevederi legale:

In conformitate cu prevederile art. 36 din Legea nr. 297/2004 privind piata de capital cu modificarile si completarile ulterioare toate instrumentele financiare admise la tranzacționare pe o piata reglementata sau n cadrul unui sistem alternativ de tranzactionare vor fi nregistrate in sistemul depozitarului central care asigura suportul pentru procesarea evenimentelor corporative n conformitate cu prevederile legale, regulile emise de acesta si contractele ncheiate cu emitentii si participanții la sistemul sau;
In conformitate cu contractul de prestare de servicii de registru incheiat intre Societate si Depozitarul Central, Depozitarul Central este operator fata de datele pe care le proceseaza in vederea prestarii serviciilor de registru, intrucat activitatea de prelucrare a datelor prevazute in Regulamentul GDPR se face in conformitate cu (i) reguli impuse de lege, aplicabile activitatii Depozitarului Central si (ii) reguli proprii cuprinse in Procedurile, Regulamentele, Politicile emise de Depozitarul Central, reguli care se aplica indiferent de vointa emitentului sau indicatiile acestuia legat de metodele de procesare, scopul procesarii sau datele cu caracter personal necesare in vederea prestarii serviciului de registru.

Prelucrarea datelor cu caracter personale ale actionarilor

Va informam ca Societatea colecteaza, prelucreaza si stocheaza urmatoarele date cu caracter personal ale actionarului furnizate de catre Depozitarul Central (Date Personale), in baza aderarii dumneavoastra la Statutul Societatii in calitate de emitent, astfel cum se completeaza cu dispozitiile legale: nume, prenume, cod numeric personal (CNP pentru detinatori romani sau cod unic similar pentru detinatori straini), seria si numarul actului de identitate, adresa, localitate, unitate administrativ-teritoriala (judet pentru detinatorii romani), tara, cetatenie, telefonul, faxul, adresa de e-mail, date bancare (banca, sucursala, codul IBAN).

Scopurile in care sunt prelucrate Datele Personale si temeiul juridic al prelucrarilor

Societatea solicita de la Depozitarul Central si prelucreaza datele personale ale actionarului in urmatoarele scopuri:

In vederea platii dividendelor catre actionari. Temeiul juridic pentru aceasta prelucrare este furnizat de art. 6, alin. 1), lit. b) si c) din GDPR, respectiv prelucrarea este necesara pentru indeplinirea unui obligatii legale;
In scopul participarii si exercitarii dreptului la vot in cadrul Adunarilor Generale ale Actionarilor; prelucrarea este necesara in vederea exercitarii drepturilor dobandite ca urmare a detinerii unui numar de actiuni emise de Societate la data de referinta potrivit registrului actionarilor eliberat de Depozitarul Central S.A. Temeiul juridic pentru aceasta prelucrare este furnizat de art. 6, alin. 1), lit. b) si c) din GDPR, respectiv: prelucrarea este o obligatie legala;
In vederea depunerii documentelor contabile ale Societatii la institutiile publice si efectuarii platilor necesare in numele actionarului (ex. impozit pe dividende), pentru respectarea obligatiilor legale ale Societatii. Temeiul juridic pentru aceasta prelucrare este furnizat de art. 6, alin. 1), lit. c) din GDPR, respectiv: prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii obligatiilor legale pe care le are Societatea conform legislatiei fiscale aplicabile.

Transferul Datelor Personale ale Actionarului

In cadrul operatiunilor de prelucrare efectuate in scopurile mentionate in cadrul Sectiunii 2 de mai sus, Datele Personale ale Actionarului vor fi transferate doar catre autoritati din Romania pentru indeplinirea obligatiilor legale ale Societatii.

Durata de stocare a Datelor Personale

Datele prevazute la punctul 2 sunt stocate pe perioada determinata de scopul indeplinirii obligatiilor legale ale Societatii, inclusiv protectia drepturilor acționarilor precum si in scopul evidentelor contabile si legate de relatia cu investitorii.

Drepturile Actionarului privind protectia Datelor Personale

Va informam ca orice modificari de date personale in registrul actionarilor (schimbari de nume, adresa etc.) se realizeaza numai de catre Depozitarul Central S.A. la solicitarea actionarului/persoanei indreptatite. Drepturile actionarilor exercitate in relatie cu datele inscrise in registrul actionarilor pot fi exercitate doar in relatie cu Depozitarul Central. Drepturile actionarilor exercitate in relatie cu datele provenite de la Depozitarul Central, care se afla in posesia Societatii, pot fi exercitate in relatie cu Societatea.

Dreptul la informare: dreptul actionarului de a primi informatii privind operatiunile de prelucrare a Datelor Personale efectuate de catre Societate.

Dreptul de acces: dreptul actionarului de a obtine din partea Societatii o confirmare ca acesta prelucreaza sau nu date cu caracter personal care il privesc si, in caz afirmativ, acces la datele respective si furnizarea de informatii privind prelucrarile de date.

Dreptul la rectificare: dreptul actionarului de a obtine de la Societate, fara intarzieri nejustificate, rectificarea datelor inexacte care o privesc sau completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete.

Dreptul la stergerea datelor (dreptul de a fi uitat): dreptul actionarului de a obtine de la Societate, fara intarzieri nejustificate, stergerea datelor cu caracter personal care il privesc, atunci cand intervine oricare din urmatoarele situatii prevazute de GDPR:

datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate de catre Societate;
datele cu caracter personal ale Actionarului au fost prelucrate ilegal de catre Societate;
datele cu caracter personal trebuie sterse pentru respectarea unei obligatii legale care revine Societatii.

Dreptul la restrictionarea prelucrarilor: dreptul actionarului de a obtine de la Societate restrictionarea prelucrarilor Datelor Personale in oricare din urmatoarele situatii prevazute de GDPR.

Dreptul la portabilitatea datelor: dreptul actionarului de a primi de la Societate datele cu caracter personal care il privesc si pe care le-a furnizat Societatii, intr-un format structurat, utilizat in mod curent si care poate fi citit automat si de a transmite aceste date altui operator, cand mijloacele tehnice permit acest lucru. Actionarul are acest drept numai in situatia in care datele au fost obtinute de la actionar, prelucrarea se bazeaza pe consimtamantul actionarului sau atunci cand prelucrarea se efectueaza prin mijloace automate.

Dreptul la opozitie: dreptul actionarului de a se opune, din motive legate de situatia particulara in care se afla, prelucrarii efectuate de Societate avand ca temei juridic interesul legitim al acestuia.

Dreptul actionarului de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automata, inclusiv crearea de profiluri (orice prelucrare automata care utilizeaza datele personale pentru a evalua anumite aspecte personale ale actionarului, cum ar fi performanta la locul de munca, preferintele personale, sanatatea etc.), care produce efecte juridice care privesc actionarul sau care il afecteaza in mod similar intr-o masura semnificativa.

Dreptul actionarului de a depune o plangere in fata Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

Pentru exercitarea drepturilor de mai sus, Actionarul poate trimite o plangere prin completarea formularului alflat pe site-ul web www.dataprotection.ro.

Alte informatii

Societatea va pune in aplicare masuri tehnice si organizatorice adecvate si rezonabile pentru a proteja Datele Personale ale actionarului impotriva pierderii, utilizarii improprii sau accesului neautorizat, transferului, alterarii sau distrugerii datelor personale si, de asemenea, va mentine confidentialitatea si integritatea Datelor Personale primite de la actionar in conditiile mentionate in prezenta informare.

Pentru exercitarea acestor drepturi, precum si pentru orice intrebari suplimentare cu privire la aceasta informare sau in legatura cu utilizarea de catre Societate a datelor cu caracter personal, puteti sa ne contactati alegand oricare din modalitatile de comunicare descrise mai jos, precizand, totodata, numele si prenumele dumneavoastra, telefonul, adresa postala sau adresa de e-mail (in functie de modalitatea prin care doriti sa comunicam):

prin posta, la adresa B-dul Eroilor, nr.27, Brasov, Romania, cod 500030;
prin fax, la nr. +40 268 475 250;
prin e-mail, la adresa dpo@aro-palace.ro.

Detalii suplimentare puteti gasi si pe pagina web aro-palace.ro, in secțiunea Protectia Datelor cu Caracter Personal.

Orice modificari si completari ale politicii ARO-PALACE SA privind prelucrarea datelor cu caracter personal cu impact semnificativ asupra actionarilor societatii, vor fi aduse la cunostinta prin publicarea pe site-ul web al societatii.